kinderen met tablets

Praktijkvoorbeeld

Hoe kunnen we ICT op een integrale manier inzetten in een Integraal Educatief Kind Centrum?

In krimpgebieden zijn schoolbesturen op zoek naar oplossingen om hun locaties te kunnen behouden. In Oost Gelre willen de Paraat scholen daarom samen met het speciaal basisonderwijs, het speciaal onderwijs, de peuterspeelzaal, buitenschoolseopvang en de jeugdzorg een Integraal Educatief Kind Centrum (IECK) oprichten. Maar elke organisatie heeft weer eigen systemen. Hoe kom je tot een integraal ict-beleidsplan, gebaseerd op een eenduidige pedagogische visie, in zo’n brede context? De ‘Handreiking ict-inrichting I(E)KC’ biedt ondersteuning!

Resultaten

Tijdens de versnellingsvraag zijn er veel ontdekkingen gedaan over wat er precies nodig is om tot samenwerking te komen met ict binnen een IECK. Deze inzichten en tools om daarbij te ondersteunen zijn te vinden in de ‘Handreiking ict-inrichting I(E)KC’. Daarin vind je de volgende tools. 

1 Het procesmodel

Het is belangrijk om bij het in kaart brengen van de benodigde ict-functionaliteiten in een toekomstig I(E)CK, niet direct te redeneren vanuit de bestaande ict-systemen. Hiervoor kun je het procesmodel gebruiken, dat als referentiekader dient voor de functionele eisen en wensen. Dit model is opgebouwd uit een aantal procesgebieden, met kleuren die de verschillende functionele gebieden weergeven. Download het procesmodel 

2 Applicatielandschap in kaart brengen

Om samen te werken met verschillende organisaties op ict-gebied is het belangrijk om eerst in kaart te brengen welke applicaties en ict-systemen al aanwezig zijn bij alle partijen. Met het referentiekader breng je dit goed in beeld en ontdekt je op welke punten de ict-landschappen overeenkomen of afwijken. 

3 De Roadmap voor systeemkeuzes

Hoe je de ict ook wil inrichten op een een I(E)KC, er zijn altijd een aantal logische stappen die nodig zijn om te doorlopen. Deze vind je terug in de ‘Roadmap voor systeemkeuzes’. De eerste twee fases die hierin benoemd staan, zijn logische en randvoorwaardelijke stappen, zoals: de basis ict-infrastructuur moet op orde zijn en samenwerkende partijen moeten informatie kunnen uitwisselen en delen. Daarna volgen er vier parallelle sporen - ontwikkelen, volgen, plannen en administratie - waarin harmonisatie van de werkwijze tussen de samenwerkende partijen verbeterd wordt. Welke prioriteiten een I(E)KC stelt is sterk afhankelijk van de bestaande situatie en de bestaande systemen, en wat daarmee mogelijk en haalbaar is. Parallel daaraan loopt de discussie voor het standaardiseren van ict-toepassingen door gezamenlijk dezelfde systemen te gaan gebruiken. Download de roadmap

 

Achtergrond

Miniatuur

Steeds meer scholen kiezen ervoor om samen te werken met andere partijen zoals het speciaal onderwijs, de peuterspeelzaal en buitenschoolse opvang. Ze komen samen in een zogeheten Integraal Kindcentrum (IKC). Via deze versnellingsvraag ontdekten verschillende pioniers op dit gebied dat ze niet alleen stonden in hun uitdaging: hoe regel ik de ict-infrastructuur terwijl iedere organisatie zijn eigen systemen heeft? Lees hier de ervaring van vier van hen.

Eline Teterissa is adjunct-directeur van Villa Vrolik, de eerste en tot nu toe enige IKC van Hilversum. Door die unieke status voelde zij zich in de ontwikkeling en opstart van Villa Vrolik soms best alleen. “Door de versnellingsvraag aan te gaan, heb ik gemerkt dat ieder IKC net zo zoekende is in het begin als wij. Het leeft overal en wij zijn daar dus niet uniek of uitzonderlijk in. Dat geeft veel rust,” vertelt Teterissa.  

Ook Erik van der Saag is nog erg zoekende, hij is sectormanager-ict bij Scholenstichting Tabijn in Heemskerk en ict-adviseur bij Stichting Confessioneel Primair Onderwijs Waterland. “Wij staan nog aan het begin, er is nog geen IKC. Daarom zijn we vooral op zoek naar structuur: waar moet je eigenlijk allemaal aan denken?”  

‘Handmatige interface’
Als het gaat om ict-infrastructuur voor een dergelijke samenwerking is er namelijk nog niets op de markt. Teterissa: “Leveranciers zijn nog niet klaar voor IKC’s. Niet alle systemen zijn nog toereikend.” Ook Marlies Groen, ict-consultant bij Casa Tweetalige Montessorischool in Pijnacker, staat voor een uitdaging: “Momenteel is het behelpen, via wat ik noem ‘de handmatige interface’. Dat betekent in veel verschillende systemen dezelfde data moeten invoeren.” 
 
Veel IKC’s moeten daarom zelf het wiel uitvinden volgens Teterissa: “Intussen moet je zelf improviseren en ontwikkelen wat past bij je visie.” En dat vind Groen jammer, want zelf alles maken is niet efficiënt of productief. “Door de versnellingsvraag is duidelijk geworden dat er veel vraag naar een gedeelde ict-omgeving is.” 

Model geeft houvast
Intussen zorgt het model dat ontwikkeld is tijdens de versnellingsvraag al wel voor meer duidelijkheid en structuur. “Het begint bij je pedagogische visie, als je daar samen met de verschillende organisaties over uit bent, dan pas komt de infrastructuur,” vertelt Van der Saag. Via het model doorloop je schematisch de stappen om bijvoorbeeld samen tot 1 leerlingvolgsysteem te komen. En dat geeft houvast volgens hem. Maar voor de uitvoering zijn wel uitgevers en ontwikkelaars nodig.   

Jan van der Horst, directeur van IKC de Bosmark in Dinxperlo is alle stappen al doorlopen, zijn IKC opende de deuren in 2013. “Ict-infrastructuur kun je ook gaandeweg verder uitbouwen, je hoeft niet vanuit een precieze blauwdruk te werken. Wij hebben het organisch ontwikkeld aan de hand van de struikelblokken die we tegenkwamen en zochten telkens gezamenlijk naar oplossingen.” Nieuwe IKC’s hoeven met het model het wiel niet meer zelf uit te vinden. En er is ook een ‘roadmap’ beschikbaar. Van der Horst: “De roadmap brengt je langs alle belangrijke vragen die aan de orde zijn bij het ontwikkelen van een IKC op ict-gebied.” 

Alle vier zijn positief over de toekomst. Ondanks de nodige hobbels gaat het lukken. “Je kunt en hoeft het niet alleen te doen. Er zijn meer IKC’s met dezelfde vraag. En wanneer je samenwerkt ontdek je dat verschillende organisaties de dingen ook weer anders aanpakken. Daar leer je heel veel van!”

Het proces

Op zoek naar een breed ict-beleidsplan

De Achterhoek is een krimpregio. Ook het onderwijs heeft last van deze krimp - scholen zoeken naar nieuwe manieren om locaties open te houden. Het basisonderwijs in de gemeente Oost Gelre wil daarom met verschillende partijen de samenwerking aangaan in een Integraal Educatie Kind Centrum (IECK). Er zijn veel verschillende deelnemende organisaties en dat stelt nieuwe eisen aan de ict. Iedere partij heeft weer eigen systemen en een eigen visie. De Paraat scholen dienden daarom begin 2017 een versnellingsvraag in om te onderzoeken hoe je tot een ict-beleidsplan kunt komen in zo’n brede context.   

ICT in kaart brengen

Er is gekozen om te starten met een ICT-basis die stapsgewijs verder uitgebreid kan worden. Om eerst goed te weten wat er al in huis is en hoe dit eventueel op elkaar kan aansluiten zijn alle onderwijsprocessen, bedrijfsprocessen en ICT per organisatie in kaart gebracht. Hierdoor werden de overeenkomsten en verschillen op het gebied van proces en ICT duidelijk.

Model biedt gemeenschappelijke werkwijze

De analyse van de huidige processen en ICT is gedaan op basis van een generiek procesmodel. Dit model is gebaseerd op ervaring in soortgelijke projecten. De inzichten uit het model leidden tot de ontwikkeling van een gemeenschappelijke werkwijze, taal en goede afspraken tussen de organisaties in het IEKC. Daarnaast is ontdekt welke ICT-functionaliteiten er nodig zijn om de processen te ondersteunen. Het model kan ook helpen om keuzes te maken bij vragen als: is het mogelijk om voor bepaalde processen een gemeenschappelijk systeem te gebruiken? Of is een apart systeem, met gemeenschappelijke afspraken over de inrichting, een betere optie? Een combinatie van beide opties waarbij voor sommige processen een gedeeld systeem is en voor sommige een eigen werkwijze, is ook een optie. 

Processen harmoniseren

Aan de hand van het procesmodel zijn de initiatiefnemers met elkaar in gesprek. Hun conclusie: een gemeenschappelijk systeem moet geen doel op zich zijn. Belangrijker is om de verschillende processen te harmoniseren. Een van deze processen is bijvoorbeeld het maken van afspraken over welke gegevens er worden vastgelegd over de voortgang en ontwikkeling van een kind. Een van de uitgangspunten daarbij is dat er een gemeenschappelijke systematiek van leerlijnen met uitstroomprofielen nodig is. Door alle processen met elkaar te harmoniseren, wordt een organisatie flexibeler en kunnen medewerkers onderling gemakkelijker uitgewisseld worden. Daarnaast zijn er zo meer mogelijkheden om systemen aan elkaar te koppelen of het aantal applicaties te verminderen.  

ICT-basis voor IEKC

Door het uitwerken van de versnellingsvraag ligt er een goede basis om van start te gaan met het IEKC. Het verder harmoniseren van processen en ICT blijft een continu proces. Wanneer dit voldoende is doorgevoerd, ontstaan er mogelijkheden om voor een bepaald proces, bijvoorbeeld het volgen van leerlingen, over te stappen op een gemeenschappelijk systeem.

Hulpmiddelen voor IEKC’s

Vanuit deze versnellingsvraag zijn er hulpmiddelen ontwikkeld die andere initiatiefnemers van een IEKC ondersteunen bij de oprichting. Door deze hulpmiddelen te gebruiken wordt een soortgelijk proces doorlopen zoals Paraat Scholen vanuit hun versnellingsvraag gedaan heeft. 

Zo is er een stappenplan ontwikkeld waarbij je, vanuit de pedagogische visie, de processen in kaart kunt brengen. Vervolgens kun je keuzes maken in deze onderwijsprocessen en de huidige systemen inventariseren. De laatste stap is het uitwerken van de ICT Roadmap.

Dit stappenplan is getoetst bij andere I(E)KC’s. Zowel bestaande als in oprichting. Bekijk een aantal reacties in het filmpje.