De Borgstee Design Thinking

Praktijkvoorbeeld

De Borgstee: vanuit analyses met Design Thinking en Lean op weg naar een digitaal portfolio

De Borgstee kleurt in de vitaliteitsscore van 2016 verontrustend rood in de categorie ‘werkdruk/belasting’. Met het project ‘Meer ICT, minder werkdruk’ grijpt de school zijn kans om de werkdruk aan te pakken. Meer concreet wil De Borgstee nagaan hoe de leraren de werkdruk kunnen verminderen die de inzet van Snappet oplevert. Jetty de Jong, directeur De Borgstee: “Onze nieuwe werkwijze via Snappet en MOO is nog niet ideaal, maar het maakt al veel verschil in de werkdruk. Zonder dit onderzoek hadden we niet zo snel kunnen identificeren dat we ontevreden waren over de communicatie met ouders. Laat staan dat we nu al bezig waren met de verbetering van dit proces.”

Resultaten

Welke resultaten heeft De Borgstee behaald met deze verkenning? En hoe heeft het de school geholpen?

Meteen de case van De Borgstee lezen? Bekijk de case en het stappenplan Design Thinking en Lean

De verkenning naar werkdruk leidt bij De Borgstee tot een waardevol inzicht: een belangrijk deel van de werkdruk die het team ervaart, komt voort uit de het gebrek aan goede mogelijkheden voor communicatie met ouders over de voortgang van leerlingen. Sinds de school met Snappet werkt, kan dit namelijk niet meer op de traditionele manier met het rapport. Ouders hebben daardoor nauwelijks nog inzicht in de ontwikkeling van hun kinderen.

Digitaal portfolio

Om dit op te lossen, wil de school toe naar een digitaal portfolio. Hiermee kunnen leraren in één systeem de rapportages voor de ontwikkeling van de leerlingen inzichtelijk maken voor zichzelf en de ouders. Dit betekent bijvoorbeeld dat verschillende partijen gegevens in dit systeem kunnen invoeren. En dat de informatie in dit systeem de basis vormt voor oudergesprekken.

Het is lastig om hiervoor direct een nieuw systeem te gebruiken, want zo’n systeem moet compatibel zijn met de programma’s die de school al gebruikt. Anders kan het juist meer werkdruk opleveren.

Alternatief

Als alternatief heeft De Borgstee nu een manier gevonden om delen van Snappet inzichtelijk te maken en via MOO een digitaal portfolio open te zetten voor ouders. Dit is wat de school betreft niet de eindoplossing. Toch maakt het al een wereld van verschil. De leraren ervaren de nieuwe werkwijze als meer pedagogisch verantwoord en voelen zich er prettiger bij. Communicatie over de voortgang van leerlingen is gemakkelijker en daardoor is het werkplezier binnen De Borgstee toegenomen. Ook de ouders en leerlingen zijn positief over de nieuwe aanpak. Deze positiviteit zorgt voor werkdrukvermindering.

Actiepunten

Op basis van de bevindingen schrijft De Borgstee zelf een stappenplan met verdere actiepunten waarmee de school toewerkt naar een eenduidige werkwijze voor het volgen van de ontwikkeling van leerlingen. Dat varieert van handigheidjes als het plannen van oudergesprekken via Google Spreadsheets en een tutorial over het maken van een printscreen in Snappet tot professionalisering van de gespreksvoering en gericht experimenteren met MOO.

Met dit plan verbetert De Borgstee de processen binnen de school en stelt de leerling hierin steeds centraal. Ook dit vergroot het werkplezier en verlaagt de werkdruk.

Achtergrond

Miniatuurvoorbeeld

Schoolgebouw De Borgstee in Grijpskerk

Wat voor school is De Borgstee en hoe werkt de methode die bij De Borgstee is toegepast?

De Borgstee

De Borgstee is een school in Grijpskerk voor christelijk onderwijs met 220 leerlingen en ongeveer twintig leraren. De school maakt deel uit van de stichting Penta Primair. De Borgstee heeft veel aandacht voor gepersonaliseerd leren en ICT. Groep 4 tot en met 8 werken met het adaptieve onderwijsplatform Snappet voor taal en rekenen. Voor zaakvakken werken deze groepen in het digitale programma Mijn Online Omgeving (MOO). Alle groepen volgen de algemene ontwikkeling van leerlingen in ParnasSys. Voor kleuterobservaties gebruiken de leraren DORR.

Kracht van Design Thinking 

De kern van Design Thinkingdeze methode is eerst te analyseren waar de knelpunten zitten en dit voor iedereen helder te krijgen. Pas daarna kan het team – gezamenlijk – in oplossingen denken. Het is een adaptieve methode, die de onderzoekers gaandeweg aanpassen aan de context van de school en de specifieke hulpvraag die de school heeft. Daardoor zijn de oplossingen altijd maatwerk.

Deze Design Thinking en Lean-methode is geschikt voor scholen die niet alleen werkdruk, maar ook werkplezier in kaart willen brengen. Scholen die deze methode kiezen, moeten rekening houden met een forse tijdsinvestering – die zich op lange termijn wel terugverdient.

Het proces

De methodiek die De Borgstee heeft toegepast, brengt in kaart in welke schoolprocessen leraren werkplezier en werkdruk ervaren. Ook wijst het experiment aan in welke van de processen leraren ICT gebruiken en waar dit ICT-gebruik beter kan. De onderzoekers kijken per processtap of de onderzoeksvorm past bij De Borgstee en de hulpvraag. Als het nodig is, stellen ze de methode bij.

Design Thinking en Lean

De methode die De Borgstee toepast om ICT-oplossingen voor werkdruk te achterhalen is gebaseerd op twee principes: Design Thinking en Lean:

  • Design Thinking betekent dat het experiment uit een aantal stappen bestaat dat overeenkomt met de stappen van design thinking:

    • empathize: begrip van de situatie krijgen

    • define: de situatie/het vraagstuk helder formuleren

    • ideate: mogelijke oplossingen schetsen en tot een keuze komen

    • prototype: voorbeelden van de oplossingen schetsen

    • test: experimenteren met de oplossingen

  • Lean wil hier zeggen dat de school alleen activiteiten oppakt die echt waarde hebben voor de leerling. Activiteiten die geen toegevoegde waarde worden zo veel mogelijk geëlimineerd.

Maatwerk

Dit zijn de algemene principes en stappen die bij deze methode horen. In dit onderzoek zijn deze vervolgens aangepast aan de context van De Borgstee. Er is dus geen standaard stappenplan dat elke school direct kan doorlopen. Wel kan een school delen van de methode gebruiken om met het team een start te maken met het identificeren van de knelpunten. Hierbij kunnen de leraren ook vaststellen of ze verdere externe begeleiding nodig hebben.

Kerngroep en hele team

Een kerngroep doorloopt alle stappen van het experiment via bijeenkomsten en workshops. Deze kerngroep bestaat uit de directeur van de school, drie leraren, een bovenschoolse ICT’er, de onderzoekers en Kennisnet. De kerngroep neemt de input vanuit het team mee en deelt de output weer met het hele team van De Borgstee. Het team is betrokken bij de zelfevaluatie en bespreekt tijdens een teamdag de uitkomsten van het experiment en het verbeterplan.

Procesplaten

Om te beginnen gaat de kerngroep aan de slag met twee procesplaten. De eerste plaat laat de primaire en secundaire werkprocessen in het basisonderwijs zien. Primaire processen zijn bijvoorbeeld lesgeven, toetsen afnemen en leerlingen individueel begeleiden. Onder secundaire processen vallen administratie en correspondentie, contact met ouders onderhouden en het jaarrooster opstellen. Met stickers geven de deelnemers van de kerngroep hierop aan in welke processen zij werkdruk of werkplezier ervaren.

In de tweede procesplaat benoemt de kerngroep in welke processen leraren gebruikmaken van ICT en waar en hoe dit beter kan. Hieruit blijkt dat de kerngroep bijvoorbeeld veel ICT-kansen ziet bij het bijhouden van leerlingportfolio's, bij het afnemen van toetsen en het opstellen van lesroosters.

Zelfevaluatie

De tweede stap is het invullen van zelfevaluaties door alle leraren. Zij houden een week lang een logboek bij. Hierin geven ze hun tijdsbesteding en energiebalans aan. Deze aanpak betrekt het hele lerarenteam bij het experiment.

Workshops

De kerngroep gaat vervolgens aan de slag met de resultaten van de zelfevaluatie in een serie workshops. In de workshops brengt de kerngroep de knelpunten en de mogelijkheden voor werkdrukverlaging met ICT in kaart.

Op basis van de conclusies van de procesplaten en de zelfevaluatie kiest De Borgstee ervoor één intern proces nader uit te werken in de workshops: het rapportageproces van de voortgang in de ontwikkeling van leerlingen aan hun ouders. Hierin ziet het lerarenteam de beste kansen om met ICT het werkplezier te verhogen en de werkdruk te verlagen. In de workshop rafelen de deelnemers uiteen welke ‘ontwikkeling van leerlingen’ De Borgstee wil volgen en aan ouders inzichtelijk wil maken.

Teamdag

De kerngroep legt de conclusies voor aan het hele lerarenteam tijdens een teamdag. Daarna brainstormen de deelnemers in drie groepen over welke ICT-vernieuwingen de verschillende niveaus van ontwikkeling van leerlingen inzichtelijk maken.

Verbeterplan

Tot slot schrijft het kernteam een verbeterplan. De Borgstee heeft een aantal van deze stappen direct uitgevoerd en heeft de andere stappen in de loop van 2018 gepland.

Zelf aan de slag? Bekijk het stappenplan.