Artikel 23 juli 2020

Weer naar school: zo ziet de Koninklijke Auris Groep de rol van ICT in het onderwijs

Onderwerpen

Bij Auris is hard gewerkt tijdens de sluiting van de scholen. Er werd onder andere een taskforce ingesteld, onderwijs op afstand ingericht en de scholen herontdekten de ICT-afdeling én vice versa. De heropening verliep soepel en de positieve ontwikkelingen zetten zich voort. Hoofd ICT Hester Hegmans: “Door de coronacrisis heeft ICT blijvend een stevigere plek in ons onderwijs gekregen. We kunnen en willen niet meer terug naar hoe het was. We hebben veel geleerd en gaan dat verder uitbouwen.”

Eerst de basis regelen

Willen we dat ieder kind een device heeft? Waar zitten de knelpunten in de software, het netwerk en de infrastructuur? Welke digitale leermiddelen en lesmethoden kunnen het onderwijs versterken? Het zijn vragen die voor de coronacrisis wel al naar voren kwamen, maar die nu ineens versneld beantwoord moesten worden. Hegmans: “Toen de scholen werden gesloten, zijn we gestart met het regelen van devices en met het opschalen van de capaciteit van videobellen. Dit werd voorheen voornamelijk gebruikt tussen de verschillende locaties van Auris, maar was nu belangrijk in de communicatie met ouders en kinderen. Ook platforms waar leerlingen werk uitwisselden, moesten snel van de grond komen.”

Iedere dag overlegde het ICT-team tijdens de sluiting wat er speelde en hoe de dag werd ingedeeld. Hegmans: “Collega’s moesten opeens gaan werken met Office 365 en Microsoft Teams. De voedingsbodem hiervoor was er eerder nog niet, maar nu werd de noodzaak ervaren. Op onze ICT-afdeling kwam een enorme energie vrij door de crisissituatie. Het is fijn om te weten dat we de professionals goed kunnen helpen, onder alle omstandigheden. Toen de basis eenmaal geregeld was, konden we gaan focussen op andere zaken.”

De (ICT-)crisisaanpak van Auris

  1. Een taskforce werd in het leven geroepen, met daarin een vertegenwoordiging van de regiodirectie (so, vso en zorg), hoofden van de ondersteunende diensten (afdeling ICT en Beleid, Onderzoek en Kwaliteit, oftewel BOK) en een bestuurder. De taskforce overlegde wekelijks en nam urgente en soms ook ad hoc beslissingen, maar creëerde vanaf dag één ook een visie voor de toekomst om zaken steviger neer te kunnen zetten.
  2. Ambassadeurs werden benoemd. Dit zijn professionals binnen het primaire proces. Wekelijks was er overleg met de ambassadeurs. Een beleidsmedewerker onderwijs en de informatiemanager ICT waren hierbij aanwezig om direct in te kunnen spelen op vragen en wensen.
  3. Er kwam een nieuw multidisciplinair loket waarin de expertise van de afdelingen Beleid, Onderzoek en Kwaliteit en ICT gebundeld werd, zodat mensen direct bij de juiste expert terechtkwamen. Hier kwamen alle vragen binnen over bijvoorbeeld het werken met Zoom, Microsoft Teams en (nieuwe) software die gebruikt werd voor het leren op afstand (niet alleen ICT-vragen). Met behulp van video werd ook uitleg gegeven.
  4. De bestaande ICT-servicedesk Aurakel werd tijdelijk uitgebreid om specifiek alle ICT-vragen van medewerkers te beantwoorden. Op een online portal werden FAQ’s geplaatst. Hier werd ook kennis gedeeld, waardoor op deze plek nu een kennisbank is ontstaan.
  5. Op een pagina op het intranet werden alle onderwijskundige en technische vragen en antwoorden over afstandsleren gebundeld.

Opnieuw vormgeven aan de rol van ICT

Nu de scholen weer open zijn, stopt de taskforce (zie kader boven) met crisismanagement, maar wordt er planmatig verder gewerkt aan het ontwikkelen van beleid en visie op onderwijs en de inzet van digitale middelen. Deze komen volgens Hegmans nu meer vanzelfsprekend samen. De nieuwe structuur van ambassadeurs blijft. Hegmans: “We merken dat medewerkers spontaan met ICT-vragen naar ons toe komen en dat ze het gebruik van software en andere ICT-middelen graag centraal willen regelen. Het is een opluchting voor scholen, nu ze weten dat ze niet alles zelf hoeven uit te zoeken.”

Hegmans is ervan overtuigd dat deze beweging blijft: “Collega’s zien de toegevoegde waarde van samenwerken met de ICT-afdeling. Dat is ook nodig, want wij moeten weten wat er in de praktijk speelt en waar behoeften liggen. We gaan steeds meer regie voeren en het beheer gaat steeds minder tijd in beslag nemen. We focussen ons op vernieuwing en verbetering in de informatievoorziening en ICT. Op die manier leveren we onze bijdrage aan het realiseren van de strategische doelstellingen van Auris.”

Dankzij de crisis ...

  • … is de digitale vaardigheid van zowel leraren als leerlingen bij Auris gestegen.
  • … is er nu minder koudwatervrees voor nieuwe ICT-middelen als videobellen.
  • … krijgen leraren die al ICT-minded waren nu meer voet aan de grond bij Auris.
  • … is duidelijk wat de meerwaarde van (advies van) de ICT-afdeling en van samenwerking is.

Met de afdeling Beleid, Onderzoek en Kwaliteit (BOK) gaat de ICT-afdeling bekijken hoe ze vanuit de schoolvisie opnieuw vorm kan geven aan ICT binnen het onderwijs en hoe dit een plek kan krijgen in het onderwijscurriculum. De afdeling BOK investeert  nu ook in  meer expertise over de inzet van ICT voor de doelgroep met taalontwikkelingsstoornissen. Hegmans: “Denk bijvoorbeeld aan lessen gebarentaal via Zoom, op afstand of in de klas.. Nu videobellen meer standaard is geworden, kunnen we het ook in het bestaande onderwijs integreren.”

Dit leerde Auris door de sluiting:

  1. Blijf goed communiceren en houd lijntjes kort, dan vind je elkaar snel.
  2. Houd over en weer begrip voor elkaar; je moet het samen doen.
  3. Reflecteer regelmatig en haal daar verbeterpunten uit voor een volgende keer.

Voor Hegmans is onderwijs op afstand geen doel op zich, maar het liet zien wat er mogelijk is met ICT-middelen in het dagelijks onderwijs. Hegmans: “Het is fijn dat we weten hoe we ICT kunnen inzetten, mocht er weer een sluiting komen. De structuren zijn dan in een handomdraai weer opgetuigd. Maar ook in de normale situatie moeten we meer oefenen met digitale middelen in de praktijk. Dit komt ook van pas bij problemen als het lerarentekort, de stijgende werkdruk of wachtlijsten in de zorg (red., Auris is naast onderwijs- ook een zorgorganisatie). We hebben meer dan ooit gezien hoe belangrijk het is dat onze leerlingen en medewerkers digitaal vaardig zijn.”

De nieuwe manier van communiceren tijdens de lockdown, hoewel niet perfect, leverde toch ook mooie dingen op. Ouders luisterden bijvoorbeeld vaker mee als leerlingen contact hadden met hun leraar en daardoor hadden de leraren ook de ouders ‘beter in beeld’. Hegmans: “Dit willen de professionals en regiodirecteuren graag voortzetten. We bekijken nu hoe we het oudercontact met behulp van ICT efficiënter kunnen inrichten. Ook het werken met Microsoft Teams in de klas wordt mogelijk structureel ingericht. De basis van de ICT-voorzieningen moet goed zijn en blijven. Dan is er uiteindelijk nog veel meer moois mogelijk, zoals bijvoorbeeld Artificial Intelligence of Virtual Reality.”

Weer-naar-school-adviezen van Hester Hegmans:

  1. Bundel je krachten

    Blijf krachten bundelen en deel kennis binnen de organisatie om de ICT naar een hoger level te tillen.

  2. Maak keuzes

    Maak keuzes over welke ondersteunende software je wel en niet wilt inzetten. Standaardisering van tools en processen draagt bij aan kwaliteit.

  3. Stel vragen

    Om tot verandering te komen, blijf vragen: ‘Wat gaan we nu écht anders doen?’

Hester Hegmans is hoofd ICT bij Auris Ondersteunende Diensten (AOD) van de Koninklijke Auris Groep (Auris). Dit is een Nederlandse organisatie die onderwijs, begeleiding en zorg biedt aan kinderen, jongeren en volwassenen met gehoor-, spraak- en taalmoeilijkheden.