Artikel

Waarde creëren in onderwijslogistiek

“De kern van het probleem in onderwijsland is het te weinig denken in processen.” Zo stelt Jan Riezebos, hoogleraar onderwijsinnovatie aan de faculteit economie en bedrijfskunde van de Universiteit van Groningen tijdens een ICT-expertsessie in het voorjaar van 2018. “Het vakgebied logistiek helpt om samen anders te leren kijken naar onderwijs. Niet vanuit distributie gezien, maar wel vanuit strategische logistieke keuzes, management en verbeteringen van processen.”

Ketenverliezen en teveel variatie

Veel kernproblemen in het onderwijs spelen ook in het bedrijfsleven, aldus Riezebos. “Allereerst is er vaak sprake van ‘logistieke ketenverliezen’, oftewel inefficiëntie. Deze verliezen kunnen ontstaan door gebrekkige communicatie tussen schakels in de keten, door onvoldoende oog te houden voor het totaalproces of door het ontbreken van duidelijke verantwoordelijkheden op grensvlakken. Een tweede probleem is ‘de variatie’: het onderwijs heeft te maken met veel verschillende behoeften van leerlingen, onder andere door passend onderwijs, maar wil ook graag maatwerk leveren. Dat lukt niet altijd. Daarom zullen keuzes gemaakt moeten worden: in hoeverre is extra aandacht mogelijk in de klas of kan een hulpmiddel ingezet worden? Variatie heeft altijd effect op de kwaliteit die je wilt bereiken.”

Waarde creëren en ondersteuning van processen

Het onderwijs is mensenwerk, en dat is meteen het derde ‘kernprobleem’ vervolgt Riezebos. “De basisvraag in de logistiek is hoe je meer waarde kunt creëren voor de klant. In het onderwijs gaat het dan om de leerling, vervolgopleiding, ouders en inspectie. Hoe kunnen we deze groepen verder helpen? Wanneer zijn ze tevreden over wat we bieden?”

Het vierde kernprobleem zit in de ondersteuning van processen. “We hebben niet altijd een goed logistiek systeem om het onderwijsproces te faciliteren – het juiste materiaal op het juiste moment bij de juiste leerling – én de inspanningen die geleverd worden om data in te voeren staan niet in verhouding tot wat ze opleveren. De vraag is: bieden we de juiste ondersteuning aan de leerling en aan de leerkracht?”

Verbetering van processen

Oplossingen voor de eerder genoemde problemen zijn zowel te vinden in (betere) strategische logistieke keuzes (zie kader ‘vier manieren om meer waarde te creëren’) als in de verbetering van processen. Voor dat laatste is value stream mapping een goede methode. “Het houdt in dat een team met elkaar, op papier, een flow chart maakt van het proces. Welke stappen zijn er nodig om tot het resultaat te komen? Door de huidige werkwijze te visualiseren en de gewenste situatie te concretiseren, komen verspillingen in beeld, worden medewerkers eigenaar van het proces en ontstaat er energie.”

Kansen voor het PO

Na de presentatie van Jan Riezebos gaan de aanwezigen van de expertsessie met elkaar in gesprek. “Het is inspirerend om vanuit een andere invalshoek naar het onderwijs te kijken. Herkenbaar ook: we hebben mijns inziens veel ketenverlies op ons bestuurskantoor doordat er teveel overbodige informatie gedeeld wordt en beslissingen over teveel lagen heen gaan. Ook de balans tussen tijd stoppen in systemen en wat dit oplevert voor het onderwijsproces lijkt soms verstoord.” Wat logistiek gezien binnen een aantal stichtingen goed werkt, blijkt de – al dan niet verplichte - mobiliteit: “Na een aantal jaar wisselen de directeuren van school. Het werkt verfrissend en ze behouden hun helikopterview.” Goede voorbeelden van meer waarde creëren door betrokkenheid te stimuleren en meer aandacht en tijd te geven, blijken er ook al te zijn: studenten van het ROC organiseren de sportdag, ouders en leveranciers worden gevraagd om gastlessen te verzorgen en samen met het VO worden robots aangeschaft. Ook gehoord: “Eerlijk is eerlijk. We hangen soms ook heel erg vast aan systemen. Loslaten daarvan kan eng zijn.”

Vier manieren om meer waarde te creëren

Meer waarde creëren binnen het onderwijs kan door het vergroten van:

  1. De functionele waarde: de methode die gebruikt wordt verbeteren/beter afstemmen of de kwaliteit van onderwijs verhogen.
  2. De sociale waarde van je onderwijssysteem: oog hebben voor mensen en betrokkenheid stimuleren.
  3. De emotionele waarde van het proces: de aantrekkelijkheid van leeromgeving verhogen.
  4. De economische waarde: genoeg tijd hebben voor leerlingen, meer aandacht geven.

De school of het bestuur kan keuzes maken en bepalen hoe hieraan gewerkt gaat worden.

Miniatuurvoorbeeld
Jan Riezebos, hoogleraar onderwijsinnovatie aan de faculteit economie en bedrijfskunde van de Universiteit van Groningen