Artikel 23 januari 2019

ICT inzetten om werkdruk te verlagen? Zo doen scholen dat!

Ieder schoolteam maakt zijn eigen keuzes voor de besteding van de middelen uit het Werkdrukakkoord. Dat blijkt uit een peiling van de PO-Raad onder ruim driehonderd schoolbesturen die voor de zomervakantie is uitgevoerd door DUO Onderwijsonderzoek. Een kwart van de besturen geeft aan dat de extra middelen voor het verminderen van werkdruk worden ingezet voor meer of betere ICT-middelen. Bij grote besturen met meer dan 21 scholen is dat percentage zelfs 47%. Maar waarin wordt dan geïnvesteerd? Podium deelt voorbeelden uit de praktijk.

Robot kijkt na

Diverse scholen maken de overstap naar Snappet om tijdwinst te behalen op nakijktijd, met de verwachting dat dit de werkdruk verlaagt die leraren ervaren. Andere scholen investeren in meer adaptieve software, zodat elke leerling op zijn eigen niveau kan leren. Ook het aannemen van een medewerker die collega’s ontlast op het gebied van ICT (zoals bij Biezonderwijs) en het investeren in meer devices voor leerlingen en/of leraren (zoals bij basisschool Jeroen) worden genoemd.

Miniatuur

Schoolteams willen ontlast worden op het gebied van ICT.

Dave Ensberg is voorzitter College van Bestuur Biezonderwijs (Tilburg en Goirle). Biezonderwijs heeft zeven scholen voor speciaal basisonderwijs, (voortgezet) speciaal onderwijs en praktijkonderwijs en telt bijna 1.800 leerlingen. 

Het geld uit het Werkdrukakkoord besteden jullie deels aan ‘professionalisering van ICT’. Wat betekent dit in de praktijk?
‘Twee schoolteams hebben aangegeven ontlast te willen worden op het gebied van ICT. Eén schoolteam van een school voor voortgezet speciaal onderwijs doet dat door een administratief medewerker met kennis van ICT aan te nemen. Deze medewerker houdt zich bijvoorbeeld bezig met verzuimregistratie van leerlingen, het notuleren van gesprekken tussen leraar en/of zorgstaf, het verwerken van deze gespreksverslagen in het leerlingvolgsysteem, administratie en documentenbeheer, controle op taal en lay-out van ontwikkelingsperspectieven van leerlingen en ondersteuning op ICT-gebied. Het andere team heeft ervoor gekozen om onder andere - op projectbasis - de server op te schonen en opnieuw in te richten. Het achterliggende idee van het schoolteam is dat een goede ordening van de server heel wat zoektijd scheelt. Bovendien wordt dan de server minder belast en dat komt de snelheid ten goede.’

Hoe past dat in jullie strategie en op welke manier kan dat bijdragen aan een verlaging van de werkdruk?
‘In ons strategisch meerjarenbeleidsplan 2016-2020 staat het volgende: ‘De kernopdracht van Biezonderwijs is het faciliteren, op innovatieve en kwalitatief hoogwaardige wijze, van de talentontwikkeling van kinderen en jongeren in kwetsbare posities in Midden-Brabant. Om dat te bereiken, is het nodig om het kind centraal te stellen, de medewerkers en daarmee de teams in hun kracht te zetten en leiderschap zo laag mogelijk in de organisatie te plaatsen.’ De manier waarop de plannen in het kader van het Werkdrukakkoord zijn ontwikkeld, past volledig in onze strategie. Schoolteams hebben het vertrouwen en de ruimte gekregen van zowel directies als schoolbestuur om plannen te maken om de werkdruk te verlagen en meer te focussen op hun primaire taak. Dat levert naar mijn idee meer tevredenheid, eigenaarschap en werkgeluk op.’

Miniatuur

iPads voor leraren en een schoolapp om makkelijker te communiceren.

Gerard van Vliet is directeur bij basisschool Jeroen (Den Haag). De school heeft ongeveer 400 leerlingen. 

Het geld uit het Werkdrukakkoord besteden jullie aan ICT. Wat doen jullie er precies mee?
‘Het team wilde graag iPads met toetsenborden en een schoolapp om te communiceren met ouders. Dat laatste wordt nu vaak als onhandig en tijdrovend ervaren, omdat computers opgestart moeten worden en omdat de communicatie nog regelmatig via brieven verloopt, vanwege de vele verschillende nationaliteiten op onze school. Met de iPads kan elke leraar overal en altijd communiceren met ouders via de nieuwe app. Daarmee kunnen ouders zich bijvoorbeeld ook zelf inschrijven voor ouderavonden, in plaats van dat leraren veel tijd kwijt zijn met het maken van een planning.’

Hoe draagt deze keuze bij aan het verlagen van de werkdruk en hoe kijk je daar zelf tegenaan?
‘Het is natuurlijk afwachten of de iPads en schoolapp ook daadwerkelijk de ervaren werkdruk gaan verlagen, dat gaan we over een jaar evalueren. De afgelopen jaren heeft onze school al diverse maatregelen ingezet om de werkdruk te verlagen: van trainingen tot een timemanagement coach, van intervisie tot onderzoeken. Ik geloof zelf dat de meest efficiënte manier om werkdruk te verlagen het scholen van mensen is, oftewel het verhogen van de kwaliteit van leraren. En daarnaast ligt er een belangrijke rol voor schoolbesturen en directeuren: ga het gesprek met medewerkers aan. Mijn visie is dat we juist in deze twee zaken moeten investeren.’

Werkdruk verminderen met ICT: vier praktijkvoorbeelden

Hoe kunnen scholen en besturen werkdruk opsporen en verminderen? En welke rol kan ICT daarin spelen? Dat is onderzocht op de vier basisscholen Akkrum, SWS Balans, ’t Blokhuus en De Borgstee. Zij hebben met vier verschillende methodes de werkdruk in kaart gebracht en hun eigen oplossingen gevonden.

Waar ‘t Blokhuus de knelpunten bij ICT-gebruik analyseert en oplost, zet SWS Balans het ‘werken vanuit de bedoeling van de school’ centraal. ICT vormt een deelaspect van de oplossingen bij SWS Balans. Openbare basisschool Akkrum werkt met de methode Value Stream mapping, waarin leraren zelf op zoek gaan naar oplossingen die hun werkdruk verminderen. De kern van de aanpak van De Borgstee is eerst een gedeelde analyse te krijgen van de knelpunten. Na het onderzoek concludeert dit team dat één digitaal portfolio voor leraren en ouders voor een belangrijke verlaging van hun werkdruk zorgt.

Kortom: een universele oplossing voor alle scholen bestaat niet. Uit de verkenningen blijkt dat het belangrijk is om als school zelf te analyseren waar de werkdruk zit en wat daarvoor de beste oplossing is. De rol van ICT in het verminderen van werkdruk verschilt.

Lees verder

Bekijk ook het volledige dossier over werkdruk verminderen met ICT. Daar vind je ook een uitgebreide beschrijving van vier praktijkvoorbeelden en de Werkdruk Wegwijzer, waarmee teams samen aan de slag kunnen.

Schoolteams pakken werkdruk aan

Vakbonden, kabinet en PO-Raad sloten in februari 2018 een akkoord over het terugdringen van de werkdruk. Een gemiddelde basisschool van 225 leerlingen krijgt er vanaf schooljaar 2018-2019 circa € 35.000 voor en dit bedrag loopt de komende jaren op.

Teams bepalen zelf

De aanpak van werkdruk moet vorm krijgen in teams op scholen, dat is de gedeelde overtuiging. Daarom voert elk team met de schoolleider(s) een dialoog over de knelpunten die medewerkers ervaren en de oplossingen die zij hiervoor zien. Het schoolbestuur maakt op basis van die gesprekken in overleg met de schoolleider(s) uiteindelijk de keuzes in het bestedingsplan, waarop instemming van het personeelsdeel van de MR nodig is. De PO-Raad vindt het goed om te zien dat ieder schoolteam zijn eigen keuzes maakt voor de inzet van de middelen. Werkdruk aanpakken is immers maatwerk.

Extra vacatures

De extra middelen voor het verminderen van werkdruk hebben geleid tot concrete vacatures, zo geeft een ruime meerderheid van de bestuurders (86%) aan. Hierbij gaat het om meer onderwijsassistenten (77%), meer leerkrachten (60%) en meer vakleerkrachten (43%). Ruim twee derde van de bestuurders (69%) geeft aan dat ze (naar verwachting) alle vacatures ingevuld krijgen; bijna een vijfde van de bestuurders (18%) denkt dat dit niet lukt.