Artikel 22 november 2018

Hoe de Werkdruk Wegwijzer het onderwijs kan helpen

'Laten we iets doen aan de werkdruk op onze school!’ Een mooi streven, maar hoe geef je dat handen en voeten in de praktijk? De Werkdruk Wegwijzer kan uitkomst bieden.

De Werkdruk Wegwijzer is een hulpmiddel om werkdruk systematisch aan te pakken binnen je organisatie, preventief én reactief. Het is een uitgave van kennis- en onderzoeksbureau TNO die tot stand is gekomen met betrokkenheid van sociale partners: werkgevers- en werknemersvertegenwoordigers.

Wat is werkdruk eigenlijk?

Volgens de Wegwijzer is er sprake van werkdruk als:

  • een medewerker gedurende langere tijd zijn werk echt niet afkrijgt, of de gewenste kwaliteit echt niet kan leveren, én;

  • hij of zij hier zelf niets aan kan veranderen.

Onbalans

“Bij werkdruk is er sprake van een onbalans tussen taakeisen en regelmogelijkheden”, legt Roos Schelvis van TNO uit. Ze is gespecialiseerd in de aanpak van werkdruk en mede-ontwikkelaar van de Wegwijzer. “Dit betekent dat er te hoge taakeisen aan een medewerker worden gesteld en dat iemand tegelijkertijd te weinig mogelijkheden heeft om deze taken ook echt goed uit te voeren.”

Deze onbalans en de oorzaken en gevolgen ervan, zijn verder uitgewerkt in het werkdrukmodel van TNO. Schelvis: “Dit model staat in de Wegwijzer, met een uitgebreide toelichting. Er wordt ingegaan op de oorzaken die binnen en buiten je macht liggen. Zo krijg je meer overzicht in welke verantwoordelijkheid je zelf hebt - of kunt nemen - bij de aanpak van werkdruk.”

Miniatuur
De onbalans van het werkdrukmodel uitgelicht, waarbij taakeisen zijn opgedeeld in werkcontext en werkinhoud. Bron: TNO

Regelmogelijkheden

Wanneer is de werkdruk eigenlijk te hoog? Roos Schelvis: “In ons onderzoek hanteren we drie samenhangende criteria: als een werknemer te hoge taakeisen heeft, deze voor langere tijd aanhouden én als deze persoon er zelf niets aan kan veranderen. Bij dit laatste spreken we ook wel van ‘regelmogelijkheden’. Dus: welke ruimte heeft iemand om zelfstandig de zaken zo te regelen dat het goed past of handig uitkomt.”

Vertrouwen in je kunnen

Vertrouwen in het eigen kunnen, is ook een factor die helpt om om te gaan met werkstress. Dit onderzocht Schelvis in haar proefschrift Decreasing work stress in teachers, bij een subgroep docenten van 45 jaar en ouder. “Het kunnen voldoen aan uitdagende eisen in je werk, vergroot het vertrouwen in je eigen kunnen en vermindert de werkstress. Dit positieve ‘beschermende effect’ geldt echter niet voor de emotionele dingen die je als leraar mee kunt maken, zoals een confrontatie met boze ouders of de uithuisplaatsing van een kind.”

Werkdruk aanpakken: cyclisch proces

Bewustwording van ieders verantwoordelijkheid is essentieel, omdat niemand in z’n eentje de werkdruk in een organisatie kan verminderen, gaat Roos verder. “Je doet het samen. Doorlopend, want door veranderingen in je persoonlijke situatie, de teamsamenstelling of de situatie op je werk kan er altijd werkdruk ontstaan. Daar moet je met z’n allen alert op blijven.”

Veranderingen in het onderwijs zijn er vaak rondom ICT, zoals bij het gaan gebruiken van een nieuw registratie- of leerlingvolgsysteem. Hoe pak je dat concreet aan? Roos: “Wat je in zo’n geval doet is de verandering goed voorbereiden: zorgen dat docenten kunnen beschikken over een computer, dat ze getraind worden in werken met het systeem en dat er iemand is bij wie ze altijd terecht kunnen met vragen. Het evalueren mag niet vergeten worden: kijk met elkaar na verloop van tijd terug om te zien of het systeem geoptimaliseerd moet worden en hoe het proces verloopt.”

Doorlopend proces

Omdat de preventie en aanpak van werkdruk een doorlopend proces zijn, zijn de vijf stappen in de Wegwijzer ook als zodanig ingevuld. “De eerste stap is werkdruk signaleren en de laatste is acties evalueren. Dat ligt in het verlengde van elkaar en dat sluit aan bij het cyclische proces. De stappen in de Wegwijzer zijn allemaal voorzien van vragen, concrete tips en tools om systematisch werkdruk aan te pakken. Met een tijdsindicatie per stap. Daarmee is de Wegwijzer een hulpmiddel dat je in iedere situatie en voor elk type onderwijsorganisatie kunt gebruiken.”

Werkdruk Wegwijzer: vijf stappen

  1. Signaleren. Is er sprake van werkdruk?
  2. Oorzaken zoeken. Weet je waar de werkdruk door komt?
  3. Plan maken. Wat kun je aan de werkdruk doen?
  4. Actie. Aan de slag!
  5. Evalueren. Heeft je aanpak succes?
Miniatuur
Een pagina uit de Werkdruk Wegwijzer, met een korte toelichting bij de vijf stappen. Bron: TNO

Werksessie als hulpmiddel

Werkdruk blijft deels een kwestie van beleving. Wat de één als stressvol en belemmerend ervaart, kan een ander juist uitdagend en lekker afwisselend vinden. Hoe kom je tot een gedeelde aanpak van werkdruk? “Werksessies kunnen daarbij helpen. Hiermee kun je heel gericht met een team of een onderdeel ervan kennis en ervaringen uitwisselen. Zo creëer je samen draagvlak voor de aanpak, op een constructieve en speelse manier.”

Maar hoe organiseer je zo’n werksessie? Hoe vul je het in? Wie betrek je erbij? En met welk doel eigenlijk? Schelvis: “In de Wegwijzer gaan we dieper in op werksessies. Van het nut, de invulling en doelstellingen tot een checklist met praktische zaken die handig zijn.” Eén randvoorwaarde is essentieel: “Een positieve insteek en een open sfeer zijn onmisbaar. Werkdruk is grotendeels gebaseerd op persoonlijke ervaringen. Geef iedereen dus de ruimte om z’n eigen ervaringen te delen, zodat je tot een gezamenlijke aanpak kunt komen.”