Training 1 juli 2019

“Elke verandering begint met de relatie”

“Ik heb het al zo vaak uitgelegd. Waarom dóen ze het niet gewoon?” “Elke keer komt er een nieuwe aap uit de mouw; wanneer zijn we een keer klaar?” Het zijn herkenbare vragen; iedere school staat voor zijn eigen uitdagingen rond ICT. Het sleutelwoord hierbij? Veranderen. Maar waar begin je, en hoe pak je het aan? Tijdens de Leerdag Veranderen met ICT van eind 2018 ontdekten de deelnemende onderwijsprofessionals meer over het ‘waarom-wie-wat-en-hoe’ van verbeteren en innoveren. 

Nodig een groep bestuurders, schoolleiders, stafmedewerkers, ICT-coördinatoren en leraren uit in een dierenpark, nog voordat de deuren voor het publiek open gaan, en zie wat er gebeurt. De één verwondert zich over de stilte en de slapende dieren, de ander heeft meer oog voor zijn smartphone dan voor zijn omgeving, een derde grijpt naar koffie en start een gesprek. Maar zodra iedereen op zijn stoel zit en de dag begint, ontstaat gedeelde energie en verbinding. Zo brengt Marco de Witte, expert in verandermanagement en gedragsverandering, meteen in praktijk wat hij later zal benoemen: het belang van voorbeeldgedrag laten zien. “We gaan er een persoonlijke dag vol verbinding van maken!” 

Veranderen met ICT: dat was het centrale thema van de leergang Slimmer leren met ICT. In 2017 en 2018 deden zo’n tweehonderd bestuurders, schoolleiders en ICT-coördinatoren uit het primair onderwijs mee. De focus lag op verandermanagement en organisatiekunde in relatie tot de inzet van ICT. De leergang bleek een groot succes.
 
Samen met Kennisnet en SIVON organiseerde de PO-Raad daarom in het najaar van  2018 een Leerdag Veranderen met ICT, een soort verkorte leergang. Daarnaast was er een Werkdag waarin deelnemers de verbinding konden maken naar de praktijk, vanuit drie actuele onderwijsthema’s: ICT-infrastructuur, Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) en leermiddelen en leeromgevingen. 

Eigen rol

Alle aanwezigen op de Leerdag zijn het erover eens: er zijn veel mogelijkheden voor ICT in scholen. “Ik kan me niet voorstellen dat er een school is die geen ICT inzet”, steekt een ICT-coördinator van wal. “Klopt, maar dan wel vanuit de juiste insteek: als ondersteuning bij het onderwijs, en niet als doel op zich”, vult een schoolleider aan. Over de stelling ‘Ik kan verandering in het onderwijs brengen met behulp van ICT’ denken de aanwezigen even na, waarna ze allemaal voorzichtig knikken. “Ik kan niet de verandering realiseren, maar wel de voorwaarden scheppen.” “Ik denk dat ik het kan, maar ik weet niet hoe.” En precies hiermee gaan ze vandaag aan de slag. 

De relatie centraal

“In geloof dat organisaties bestaan uit mensen en relaties”, begint Marco. “Een school is niet de stapel stenen; het gaat om het werken met leerlingen. Daarom bestaat het veranderen van organisaties niet, maar wel het veranderen van relaties. Daarin hanteer ik vier motto’s die uit de wetenschap komen. Ten eerste: voor het slagen van een verandering doet het plan er niet toe. Er moet iets gebeuren in de relatie, en dat is niet wat er in beleid staat. Ten tweede: mensen doen niet wat ze denken. Als dat zo zou zijn, was afvallen bijvoorbeeld een eitje. Ze doen wat ze voelen op het moment dat het ertoe doet. Ten derde: door te doen, ontdekken we wat we denken. Als we eerst alles willen bedenken, duurt het jaren voordat er actie komt. Ga dus aan de slag, ook al is dat spannend, want dan pas verandert er iets. En tot slot: jij maakt het verschil. De impact van een interventie is afhankelijk van jouw handelen. Oordelen over situaties is heel menselijk, maar daardoor ontbreekt de relatie en verbinding. En dat zit veranderen in de weg.”

Urgentiegevoel

Een idee gaat pas werken als het emotioneel en betekenisvol is. Wil je dus veranderen met ICT, dan moet ‘het verhaal’ mensen raken, aldus Marco: “In de praktijk wordt vaak gezegd: “we gaan het zus en zo doen.” ICT dendert dan het onderwijs in, zonder oog voor mensen en relaties. Maar teams komen pas in beweging als ze zelf de urgentie voelen, liefst met een mix tussen ongemak (“hier moeten we iets mee”) en energie (“dit zou best gaaf kunnen zijn”). Als ze weten waarom ze moeten veranderen en wat het hen oplevert. Het begint dus met een goede waarom-vraag.” 

Als ik wil veranderen en iemand anders wil meekrijgen, dan kan ik ook gewoon de vraag stellen: “wat kan ik doen om jou te overtuigen?

“Het helpt als ‘het waarom’ voortkomt uit de onderwijsvisie, want dan staat niet ICT centraal, maar de leerling en het onderwijs. Door goed te luisteren naar alle belanghebbenden en hen te betrekken, kan draagvlak en enthousiasme ontstaan. Daarbij is het ook handig te kijken naar en stil te staan bij dilemma’s; deze schetsen de afwegingen die je maakt bij veel veranderingen. Daarna kun je pas focussen op de inzet van ICT.”

Eén ding is zeker: als je plannen maakt, loopt het bijna altijd anders. Het is daarom goed je bewust te zijn van wat de ‘rode knoppen’ in je organisatie zijn, wat er gebeurt als je hierop drukt en hoe je daar zelf op reageert. 

Vier kernvragen bij veranderprocessen

Samen met Jan Jonker, hoogleraar Duurzaam Ondernemen, schreef Marco de Witte het boek De kunst van veranderen: bewegen naar de kern. Hierin gaan zij uit van het ‘vier-ballenmodel’, dat ook goed toepasbaar is op ICT-verandervraagstukken bij schoolbesturen en basisscholen. Het model bevat vier kernvragen die ‘de verandering’ als het ware uit elkaar trekken, zodat je het veranderproces beter kunt sturen:

  1. Waarom veranderen? Waarom moet het eigenlijk anders?
  2. Wat veranderen? Wat is er nu aan de hand? En hoe moet de toekomstige situatie zijn?
  3. Wie veranderen? Wie zijn erbij betrokken? En wie brengt de verandering tot stand?
  4. Hoe veranderen? Hoe geef je het veranderproces vorm?

Een helder verhaal

Tijd om de theorie te vertalen naar de praktijk: de aanwezigen gaan aan de slag met het schrijven van een eigen pitch voor de verandering met ICT binnen hun organisatie. Ze brengen onder woorden waarom deze nodig is. Dat doen ze aan de hand van drie concrete vragen: wat is de aanleiding, tot welk probleem of uitdaging brengt deze ons en wat is oplossingsrichting of het gedroomde eindresultaat? Marco vraagt hen om hierbij ook oog te hebben voor de emotionele betekenis van de betrokkenen. 

Er ontstaan mooie gesprekken, met als gedeelde conclusie: “Ik voel dat ik nog concreter moet worden en dat dat helpt bij het meenemen van mensen.” Marco haakt daarop aan: “Zorg bij veranderen voor een helder verhaal dat bestaat uit ‘aanleiding, probleem, richting’ en blijf dit herhalen. Maar verwacht niet dat je na 25 keer vertellen 25 keer dezelfde reactie krijgt of dat iedereen enthousiast is. Maar je kunt wel 25 keer met elkaar in gesprek gaan, vragen stellen en zo, door de relatie met de ander starten met een veranderbeweging.”

De ‘ik’ in ICT

Als je echt wil dat je schoolorganisatie meer ICT gaat inzetten in het onderwijs, moet de organisatie veranderen. En vaak is daarvoor nodig dat je zelf evengoed verandert, luidt de boodschap van Marco. “Je moet zelf dus ook uit je comfortzone stappen. Ja, dat voelt vaak ongemakkelijk, maar je moet er doorheen. Bedenk je hierbij goed dat als je ergens enthousiast over bent, je meer bereikt. De manier waarop ík het doe, bepaalt enorm hoe het idee gaat vliegen. Er is namelijk niets zo overtuigend als voorbeeldgedrag en emoties.” Dat is gedurende de hele dag goed zichtbaar: de energie van Marco en de andere begeleiders heeft duidelijk een positieve weerslag op de aanwezigen. 

Zicht op relaties

Na het ‘waarom’ en het ‘wat’ is het tijd voor de derde kernvraag bij veranderprocessen: het ‘wie’. Marco: “Wie gaan er veranderen? Wie zijn er bij de verandering betrokken? En wie ben je zelf in het hele veranderproces? Het is belangrijk om hier een goed beeld van te krijgen, zodat je weet wie de ambassadeurs van je project kunnen zijn. En waar de eventuele weerstand zit, zodat je daarop kunt anticiperen.” 

De deelnemers doen dit door een sociogram of webanalyse te maken van de directe en indirecte betrokkenen. Ze brengen in kaart wat hun impact is op het verloop van het proces, hoe zij in de verandering zitten en waar relaties tussen deze mensen zitten. Voor de één is het een verduidelijking, voor de ander een pijnlijke eyeopener: “Ik ben zelf heel enthousiast, maar als ik kijk naar wie ik nodig heb en hoe zij erin staan, lijkt het moeilijk om de verandering te realiseren.” 

Miniatuur
Een werkvorm om deelnemers te motiveren buiten de bestaande kaders te denken

Patronen

De tip van Marco is om te kijken naar het verschil tussen patronen en weerstand: “Elke organisatie heeft patronen. Die zijn er omdat ze bewezen succesvol bleken, ook al kunnen ze taai zijn. De vraag is of iemand, als hij het veranderidee snapt nadat je erover in gesprek bent gegaan, echt niet wil veranderen of het vooral eng vindt. Die ‘leerangst’ is logisch, maar als het gaat om ‘ik doe het al veertien jaar zo’, dan spreek je van weerstand. Vaak gaat dat om 20% van de mensen, versus 20% van de mensen die echt voor een idee zijn en 60% die het (nog) niet weet.”

Het advies van Marco: “Richt je op de mensen in de middengroep: wat hebben zij nodig om mee te gaan met het idee? Simpelweg door bijvoorbeeld de vraag (hardop of in jezelf) te stellen: “wat hebben jullie/jij nodig van mij om enthousiast te worden?” En tja, soms is het gewoon nodig om consequenties te verbinden aan tegenwerken of niet mee willen bewegen.”

Leren van apen

Om de aanwezigen op een andere manier te laten kijken naar mensen en relaties, gaan de deelnemers aan de leerdag onder begeleiding van biologen letterlijk ‘aapjes kijken’. Het gedrag van chimpansees blijkt een mooie spiegel voor mensen. Zet mensen of apen bij elkaar, en er ontstaat  dynamiek en verbinding. Beiden hebben het vermogen tot reflecteren, wat zorgt voor het kunnen en willen beïnvloeden van het gedrag van anderen.

Willen we dat effectief doen, dan moeten we dat gedrag echter eerst begrijpen. Observeren en ‘vlooien’ blijken daarvoor belangrijk. Hoe je dat doet op de werkvloer? “Besteed aandacht aan informele communicatiemomenten (‘koffie doen’) en heb oog voor relaties en emoties. Herken gedragspatronen van jezelf en anderen. En gebruik vervolgens een juiste beïnvloedingsstrategie: beloon bijvoorbeeld gewenst gedrag, en  beter nog: toon voorbeeldgedrag.” 

De frisse lucht en de andere manier van kijken, brengen de deelnemers op ideeën: “Het maakt de patronen uit mijn sociogram nog duidelijker. Ik ga volgende week meteen een paar koffie-afspraken inplannen.”

Kijken naar jezelf

Terug van de apen naar veranderen met ICT. Want: wat ga je doen en hoe pak je dat aan? Marco: “Je gaat aan de slag met verschillende componenten: denk aan de de structuur, techniek of middelen, mensen en hun competenties en cultuur. Voor elke betrokkene, zoals het bestuur, de afdeling P&O of de leraar, kun je bepalen wat nodig is. Vooral op het gebied van cultuur of gedrag zal de inspanning groot moeten zijn. Als voorbeeld: de aanschaf van nieuwe devices - de techniek - is niet zo moeilijk, maar ervoor zorgen dat er ook daadwerkelijk mee gewerkt gaat worden, ja, dat is heel andere koek.” 

Veranderingen zijn vaak heel groot. Maar je kunt bijdragen door bij jezelf te beginnen.

En zo komt Marco terug bij ‘het waarom’: “Mensen moeten urgentie voelen, want iets veranderen is zo makkelijk niet. Dat geldt ook voor jezelf. Wat is je persoonlijke veranderopgave? Durf je zelf leiderschap te nemen en de confrontatie aan te gaan, ook als het spannend wordt? Welke blokkades ervaar je zelf? Herken je eigen patronen en probeer eens iets anders te doen. Maak het klein, bijvoorbeeld door de Kaizen-methode.”

De eerste stap: zoek twaalf vrienden 

Het einde van de leerdag Samen Slimmer Leren komt in zicht. Overladen met informatie en inspiratie hebben de deelnemers een laatste prangende vraag: “Hoe ga ik praktisch aan de slag en waar begin ik mee?” 

Marco: “Kijk naar het sociogram met relaties en vraag jezelf af met welke twaalf mensen je het verschil gaat maken. Twaalf is het aantal mensen dat je maximaal zelf direct kunt beïnvloeden en dat je nodig hebt om verandering op gang te brengen. Je vindt deze mensen in de ‘20% groep’ die voor het idee is. Ga naar hen toe en vraag wat zij nodig hebben om mee te doen. Om het gesprek aan te gaan over het idee dat jullie samen hebben voor ICT. Dat is de eerste belangrijke stap naar verandering.”

Meer lezen

Wat hebben deelnemers geleerd van de leergang Slimmer leren met ICT? Lees en bekijk het hier.

Terugblik: wat hebben we geleerd over veranderen met ICT? 

  • “Het gaat om Slimmer leren, ‘met ICT’ mag weg.” 
  • “De echte vraag is niet “willen we Apple of Windows?”, maar “wat is onze onderwijsambitie?”” 
  • "Als medewerker wil ik betrokken zijn bij de vertaalslag van het strategisch beleid naar het schoolplan. Want dan heb ik invloed, en kan ik ook leermiddelen en ICT hierin meenemen.” 
  • “Wat betekent het inkopen van leermiddelen voor je infrastructuur? Dat is een cruciale vraag.”
  • “We moeten keuzes maken vanuit de onderwijsvisie en met de blik vooruit. De ontwikkelingen gaan zo snel dat we flexibel moeten zijn. Wat is daarvoor minimaal nodig?” 
  • “Als ik wil veranderen en iemand anders wil meekrijgen, dan kan ik ook gewoon de vraag stellen: “wat kan ik doen om jou te overtuigen?”” 
  • “De passie die ik tijdens de Leerdag en Werkdag heb gezien, is een belangrijke schakel voor veranderprocessen.” 
  • “Veranderingen zijn vaak heel groot. Maar je kunt bijdragen door bij jezelf te beginnen.” 
  • We kunnen wel andere leermiddelen aanschaffen of gaan werken in de cloud, maar we laten kansen liggen als we niet starten vanuit onze onderwijsvisie.”